Dans quelle mesure votre laboratoire est-il préparé à une catastrophe naturelle ?

Par Iva Fedorka.

Les dommages causés aux laboratoires et aux institutions scientifiques par des crises et des catastrophes naturelles peuvent avoir un impact direct sur votre recherche et menacer la sécurité des humains et des animaux de recherche.

Les histoires de catastrophes sont convaincantes : le chercheur qui a perdu des décennies de travail sur une lignée unique de souris ; un étudiant qui n’a pas pu obtenir son diplôme ; le jeune enquêteur dont les échantillons ont été détruits par une panne de courant. Les conséquences des catastrophes sont nombreuses, étendues et ont des effets d'entraînement qui ne peuvent souvent être reconnus qu'avec le recul.

Bien que vous ne puissiez pas vous préparer totalement aux catastrophes et aux urgences, vous pouvez améliorer votre résilience aux crises en évaluant les actifs et les risques, en développant des méthodes de communication, en créant un plan et en améliorant vos réponses futures en évaluant les procédures et les protocoles après tout événement.

Documentez vos actifs

Connaissez vos actifs et leur emplacement. Incluez les installations, les équipements, les instruments et autres fournitures et matériels de laboratoire, mais tenez également compte des actifs tels que les personnes, les informations et les chaînes d'approvisionnement.

L'identification des actifs peut être complexe, mais elle est essentielle. Maintenez une liste complète des actifs physiques actuels et mettez régulièrement à jour les données non statiques sur les actifs telles que les changements d'employés, d'emplacements de bureaux, de fournisseurs et d'autres facteurs clés. Compilez et centralisez votre documentation pour conserver une image complète de votre laboratoire que vous pouvez utiliser pour ajuster vos évaluations et surveillances des risques.

Évaluez vos risques

La probabilité d'ouragans, d'incendies de forêt, de tornades et de tempêtes de neige peut être saisonnière ou basée sur la géographie, et les bâtiments situés dans les plaines inondables seront plus sujets aux dégâts des eaux.

Lors de vos évaluations, identifiez les risques qui pourraient être réduits :

• Les systèmes électriques, les générateurs de secours et les installations pour animaux situés dans les sous-sols ou dans les zones sujettes aux inondations peuvent-ils être déplacés ?
• Les étagères de rangement, les cages et supports pour animaux, ainsi que les autres équipements et instruments, sont-ils fixés aux murs ou aux bancs ?
• Les extincteurs, les douches de sécurité, les douches oculaires et autres dispositifs sont-ils inspectés ou testés régulièrement ?

Soyez proactif et non réactif lorsque vous examinez les niveaux de risque. Surveillez les capteurs des équipements et des instruments et vérifiez les messages des agrégateurs de médias sociaux. Si votre emplacement vous expose à un risque supplémentaire, intégrez des alertes en temps réel sur les tremblements de terre, la vitesse du vent, les inondations, les ondes de tempête, la qualité de l'air, les éruptions volcaniques, les tsunamis et d'autres événements potentiels.

Établir la communication

Établissez des procédures de communication et utilisez la technologie pour créer des notifications de masse efficaces au personnel et aux principales parties prenantes. Le téléphone, les e-mails et les SMS restent les moyens de communication les plus courants et les plus efficaces, mais la maintenance de certains appareils indépendants du système, comme les talkies-walkies alimentés par batterie, peut constituer une alternative viable.

Faites un plan

Après avoir identifié vos actifs et vos risques, définissez des procédures opérationnelles standard (SOP) et développez un plan de continuité des opérations (COOP) pour les catastrophes et les urgences. Ces protocoles peuvent aider à produire des réponses mesurées et rapides. Bien qu'elles ne puissent pas répondre à tous les scénarios de risque, elles peuvent contribuer à atténuer les impacts opérationnels et à résoudre les problèmes de conformité. Se référer à ces procédures lors d'événements d'urgence ou de catastrophes peut vous aider à identifier des problèmes supplémentaires ou indirects qui peuvent ne pas être immédiatement évidents.

Conservez des copies de vos SOP et de vos plans en cas de catastrophe à portée de main dans des emplacements centraux afin que les équipes d'intervention et autres puissent y accéder rapidement.

Suivi

Après tout événement d'urgence, examinez et révisez vos processus pour améliorer la rapidité et l'efficacité de la réponse. Quels que soient l'ampleur, le type ou la fréquence de l'événement, réfléchissez à la manière dont vous pouvez :

• Améliorer les mécanismes d'alerte
• Identifier et protéger les actifs les plus proches de la menace
• Communiquez plus efficacement
• Augmentez la collaboration pour une réponse plus complète

Auditez et documentez les décisions et les délais pour comprendre l'efficacité de votre plan. Créez un journal d'audit automatisé indiquant quand les informations ont été reçues et quand les décisions ont été prises. Déterminez les meilleures pratiques et ajoutez-les à vos SOP pour une utilisation future afin d’améliorer votre résilience pendant et après les crises futures. Et adoptez des politiques qui exploitent les nouvelles technologies de gestion des données et de reporting pour identifier et atténuer les perturbations et les risques de sécurité.

Iva Fedorka est rédactrice de contenu pour Thermo Fisher Scientific.